Electronic reporting kan håndtere dette på flere måder, og i dette indlæg viser vi en af de måder. Muligvis den nemmeste måde at gøre det på. Her vil vi tilføje en header der bliver vist på samtlige sider af dine udskrifter. Dette gør vi igennem Excels funktion ”Udskriftstitler”.

Udskriftstitler bruges af Excel til netop at håndtere netop dette problem, og sørger for at man i Excel kan have en Ens header på flere sider ved at bruge celler. Heldigvis så virker denne funktion også i Electronic reporting regi. Vi kan derfor bruge dette som en nem og hurtig vej til at lave vores header på flere sider.

For at tilgå ”Udskriftstitler” så skal du gå til banneret ”Sidelayout” og klikke Udskriftstitler:

Under Udskriftstitler, benytter vi funktionen ”gentag rækker øverst”

Herfra markerer du de rækker som du ønsker skal gentages på flere sider som en header, som vist på billedet nedenfor.

Vi bruger denne metode samt anbefaler den til virksomheder der ikke har komplekse krav til deres Output management. Som man kan se i billedet ovenfor, så bruger vi rækkerne til at lave en header, hvilket giver et rent udtryk når du har udskrifter der strækker sig over flere sider.

En ulempe ved denne metode, er at du er nødt til at bruge Excels Footer funktion, som har en del begrænsninger. Så hvis I har planer om at have en footer med meget data i, så anbefaler vi ikke denne metode, da Excels standard footer har en begrænsning på 255 antal tegn.

Når du designer outputdokumenter i Configurable Business Documents (Electronic Reporting), sker det ret ofte at længden af en tekst overskrider dens tildelte område. I disse tilfælde vil teksten blive afkortet til at passe til størrelsen.

Men hvad nu hvis dette ikke er det ønskede resultat? Hvad nu hvis din produktbeskrivelse blev afkortet et sted der gør den ubrugelig?
Du kunne selvfølgelig vælge at øge størrelsen på det tildelte felt som en hurtig løsning. Men ville det ikke være bedre, hvis du kunne gøre det dynamisk?

Hvis du ligesom os foretrækker en dynamisk løsning, der gør at du helt kan undgå ovenstående problemstilling, findes der heldigvis en nem løsning.

Excel indeholder funktionen ”Automatisk rækkehøjde”, hvor du kan vælge hele rækken, og gøre den dynamisk ved at ændre højden på hele rækken. Hvis du samtidig kombinerer dette med tekstombrydning, vil din produktbeskrivelse aldrig blive afbrudt. Tekstombrydning tillader feltet at brede sig på flere linjer, og automatisk rækkehøjde giver rækken al den plads den har brug for til en given tekst.

Der er dog et par begrænsninger ved brugen af denne Excel-funktion. Hele rækken kan ikke have en enkelt sammenflettet celle, da dette er en begrænsning i Excel selv som ikke kan omgåes.
Dette kan være en smule upraktisk, da sammenfletning er god til at tilpasse en celles størrelse, uden at det går udover resten af de omkringliggende cellers størrelse.

Som vist på billedet nedenfor, kan du se at vores ”produkt navn”-celle er betydeligt større end resten af cellerne.

Normalt ville du løse dette ved at benytte Excels ”Flet Celler”-funktion, men da dette ikke fungerer i kombination med automatisk rækkehøjde, kan det ikke lade sig gøre hvis vi samtidig ønsker en dynamisk rækkehøjde.
Det betyder, at hele kolonnen med produktets navn vil have samme størrelse som vist nedenfor, hvilket kan gøre designet af resten af dokumentet lidt tricky.

Hvad er Transformations I D365FO Electronic Reporting?
Transformations, er en funktionalitet I Electronic Reporting der giver adgang til relativt let at filtrere/sanere/modificere specifikke dokumentdata dynamisk. Dette bidrager til at simplificere virksomhedens forretningsgange og tillader specialiserede modificeringer af virksomhedens elektroniske dokumenter uden risiko for at påvirke resten af virksomhedens ERP-opsætning.

Hvad er fordelene ved at bruge Transformation?
En vigtig funktionalitet i D365FO Electronic Reporting er “Transformations” der udover at kunne reducere manuel arbejdsbyrde også kan medvirke til at forbedre ens datakvalitet, reducere kompleksiteten og samtidig automatisere forretningsprocesser.

Men hvad betyder det i praksis?
Transformations kan eksempelvis bruges til at transformere dokumentdata, baseret på forskellige variabler og faktorer. Det kunne eksempelvis være at der ønskes en dato med et andet datoformat end det normalt brugte, eller hvis der eksempelvis ønskes en tekst indsat i forbindelse med datoen. Eksempelvis ”Betales senest d. 19 Marts 2023”

Et eksempel kunne være at man havde en række data hvor formateringen indimellem er mangelfuld eller på anden måde ukurant. Her kan transformations bruges til at ensrette dette. Det kunne også være varetitler der mangler stort begyndelsesbogstav eller gængse slåfejl.

Dette er specielt brugbart ved integrationen af eksterne systemer hvor datakvaliteten er svingende.

Hvordan bruger jeg Transformations?
I nedenstående eksempel viser vi hvordan man let kan afkorte en tekst til maksimum 1000 anslag, samt tilføje en indikator for at teksten er blevet afkortet. Efterfølgende kan denne transformation bruges på alle de felter det ønskes.

I din format designer vælger du fanebladet “Transformations”

Tryk “New”, og giv din Transformation et selvbeskrivende navn, eksempelvis “AfkortTekst”, samt vælg den ønskede datatype.

Tryk på “Edit Formula”

Du kan nu konstruere din formular så du opnår den ønskede effekt i Formula Editoren. Her kan du benytte “parameter” for adgang til datafeltet i den givne kontekst.

Vi kan nu afprøve vores Transformation ved at trykke på ”Test” og indsætte noget test-tekst der er længere end 1000 tegn i feltet ”parameter”:

Vi kan nu se at vores tekst er blevet afkortet som ønsket: